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Bases Generales Participación de la feria

A continuación se presenta la base reglamentaria general para el desarrollo exitoso de la Feria Comercial y la Ronda de Negocio asociadas a SIGESTIC'23. Deberá ser de cumplimiento preciso por parte de aquellas empresas que aspiren a participar como expositoras y a formar parte de la agenda de reuniones.

FERIA COMERCIAL

FECHA Y SEDE DEL EVENTO

La Ferial Comercial se celebrará los días 12 y 13 de septiembre de 2023 en el Centro de Convenciones Plaza América, Varadero, Matanzas.

EXPOSITORES

Se admitirán como expositores a actores económicos cubanos y empresas y sucursales extranjeras, que pertenezcan al sector de las tecnologías, la informática y las comunicaciones.

CONTRATACIÓN DE ESPACIO

La solicitud de la condición de expositor en la feria comercial se formalizará directamente en la sede de la Empresa de Tecnologías de la Información (ETI), o vía digital a través del correo electrónico comercial@eti.biocubafarma.cu.

El plazo para la contratación del espacio vence el 30 de junio de 2023 y deberá oficializarse, mediante la suscripción de un contrato de participación con el organizador del evento.

La adjudicación del espacio se realizará de acuerdo al interés de la empresa que presenta la solicitud, estando sujeta a la disponibilidad de capacidades existentes a la fecha en que presente la misma. 

La reserva del espacio de expositor se hará solo oficial con el cumplimiento efectivo del pago de la cuota de participación correspondiente, según los términos y condiciones establecidos en el contrato a suscribir. 

En este sitio web, en el menú Zonas Expositivas, podrán consultarse las áreas disponibles para la participación, así como las empresas inscritas como expositoras.

OPCIÓN DE PARTICIPACIÓN

El expositor podrá optar por una de los locales disponibles, que recibirá ya acondicionado. En este, el expositor solo decidirá sobre la disposición de las muestras y la ambientación relacionada a las mismas. 

ACREDITACIÓN

En correspondencia con el área contratada se asignará al expositor una credencial en la categoría de expositor, que incluye módulo de acreditación y hospedaje.

Por cada credencial adicional que requiera el expositor para su presentación en el stand, deberá abonar 35 000.00 CUP, correspondiente a la cuota de inscripción como delegado del evento.

Las credenciales son personales e intransferibles. En caso de pérdida, deberá ser comunicado de forma inmediata al Comité Organizador.

MONTAJE Y AMBIENTACIÓN

El montaje de los stands se efectuará sobre el diseño y estructura ferial determinado por el organizador del evento. Se realizará el día 11 de septiembre de 2023 por el personal especializado del comité organizador del evento.

No se permitirá transformación del diseño previsto, ni de las estructuras que se empleen en su ejecución. 

Los expositores tendrán derecho a trabajar en la ambientación de sus respectivos stands, durante el día 11 de septiembre de 2023, una vez haya concluido satisfactoriamente el montaje del mismo. En caso de requerirse más tiempo para la ambientación del stand, la empresa interesada deberá coordinarlo directamente con el Comité Organizador del evento. 

Los stands deberán estar listos y limpios para la inauguración de la feria el día 12 de septiembre de 2023 a las 8:30 AM.

En la decoración y ubicación de muestras, los expositores no deberán manipular de forma alguna las estructuras del stand, o emplear materiales que puedan afectar las superficies de estos. La misma prohibición aplica a las instalaciones donde se desarrolle la feria. La decoración no deberá nunca extenderse más allá del área contratada.  

Los expositores deberán aportar antes del 15 de julio de 2023, su identificador visual, de forma digital, en fichero compatible con los softwares Adobe Illustrator y Corel Draw (*.ai / *.cdr / *.eps), a fin de incluir el mismo en el diseño de su stand, así como en el resto de los materiales promocionales generales que se desarrollen. Preferiblemente acompañar a los ficheros del Manual de Identidad Visual Corporativo o un documento con las pautas para su uso, como única forma de garantizar la adecuada aplicación del identificador visual.

HORARIOS

La Feria Comercial en su fase de exposición estará abierta en el horario comprendido de 8:30 AM a 1:30 PM. Durante dicho período es obligatorio para el personal que figure como expositor la permanencia en el stand, brindando la debida atención a los visitantes.

DE LA REALIZACIÓN DE PRESENTACIONES

Como parte de la feria quedará habilitada un área para la realización de presentaciones de productos y servicios, experiencias y buenas prácticas. Esta funcionará durante el día 13 de septiembre, y cada presentación podrá tener una extensión de hasta quince minutos. 

Las empresas interesadas en realizar presentaciones de esta índole deberán enviar sus ponencias a través del correo electrónico comercial@eti.biocubafarma.cu, o directamente en la sede de la Empresa de Tecnologías de la Información, si el tamaño de las presentaciones excediera el límite permitido por el buzón destinatario. Las mismas quedarán contempladas dentro del programa oficial de feria.

La fecha límite para la entrega de dichas presentaciones será el 31 de agosto de 2023.

ACCIONES DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD

El Comité Organizador del evento elaborará un catálogo digital de las empresas que participen como expositoras en la feria, organizadas por orden alfabético, que será publicado previo al inicio de SIGESTIC'23.

La información que contendrá el mismo, deberá ser aportada por los propios expositores, para lo cual, convendrán en enviar su respectiva información, en formato digital, y en el modelo establecido al efecto, que consta como "Modelo de información para Catálogo de Expositores". El Comité Organizador no se hará responsable por omisiones u errores en la información aportada.

Modelo de información para Catálogo de Expositores

Además, los expositores interesados podrán aportar material audiovisual que tengan interés de incluir en los espacios promocionales destinados al efecto y que se encontrarán integrados al diseño de la feria comercial. Deberán ser entregados con fecha límite 1 de agosto de 2023 en formato digital y con la calidad adecuada, en la sede de la ETI.

El Comité Organizador del evento se reserva el derecho de su inserción en los espacios promocionales que estime pertinente, siempre respetando la integración con el diseño visual de la feria, y la distribución proporcional de los materiales promocionales que sean entregados por el conjunto de expositores. 

Queda prohibido el empleo de publicidad o soportes promocionales en cualquier formato, en el recinto ferial u otras zonas de la sede del evento, que no se hayan coordinado previamente con el organizador del evento.

Los expositores de la feria comercial interesados en realizar actividades de índole promocional diferentes a las descritas en el acápite anterior, pero asociadas siempre al objetivo del evento, dígase: concursos, sorteos o rifas, demostraciones, entrega de muestras, entre otros, deberán coordinarlo directamente con el Comité Organizador del evento, para su inclusión en el programa de feria, así como su organización en las áreas adecuadas a tales efectos, evitando afectar la exposición del resto de los expositores y la circulación dentro de la zona expositiva.

La fecha tope para la coordinación de estas actividades, será el 20 de agosto de 2023. 

Los expositores que prevean disponer en su stand de equipos de audio y/o video, deberán tomar las medidas pertinentes con respecto al volumen, para que no afectar la actividad de los stands aledaños.

DESMONTAJE

La retirada de muestras y mercancías de los stands de los expositores se efectuará el 13 de septiembre de 2023, a partir de las 1:30 PM, tras la clausura oficial del evento.

El stand deberá ser entregado en las mismas condiciones en que fuese recibido por el expositor, y libre de desechos.   

SEGURIDAD Y PROTECCIÓN

Cada expositor será responsable de la custodia y resguardo de las muestras, mobiliario y otros elementos que figuren en su stand, en el horario de funcionamiento de la feria comprendido de 8:30 AM a 1:30 PM. 

En el tiempo fuera del horario señalado en el párrafo anterior, la protección será garantizada por la seguridad del hotel.

De existir irregularidades en este aspecto, los expositores deberán informarlo oportunamente al Comité Organizador del evento.


RONDA DE NEGOCIOS

PARTICIPANTES

Será condicionante obligatoria para los expositores de la Feria Comercial la participación en la Ronda de Negocio.

Los participantes en el evento científico podrán inscribirse, de presentar interés en fijar encuentro con los expositores.

ACREDITACIÓN 

Para participar, las empresas interesadas deberán acreditarse completando digitalmente un formulario de solicitud. La inscripción se realizará de forma exclusiva a través de este sitio web. La convocatoria para la acreditación estará disponible a partir del 1 de julio de 2023 y cerrará el 31 de julio de 2023.

Podrán participar aquellas interesados que se inscriban oficialmente, debiendo comprometerse a:

  • Completar correctamente los datos solicitados en el formulario de inscripción.
  • Acudir a las citas puntualmente en la fecha y horario según quede recogido en la agenda programada por el organizador del evento.
  • Designar a una persona de contacto por parte de la empresa.

FORMULARIO DE INSCRIPCIÓN

Se deberá marcar del listado oficial de expositores, aquellos con los que la empresa posea interés de sostener reuniones. E igualmente, indicar el día y el horario de preferencia para sostener las mismas.

El completamiento de dicho formulario, no supone una contracción de obligación para la programación de las citas de negocio; las que serán organizadas por el Comité Organizador del evento teniendo en cuenta la totalidad de peticiones recibidas, el orden en su recepción y la disponibilidad de cupos en la fecha solicitada.

PROGRAMA DE REUNIONES

El Comité Organizador de SIGESTIC'23 elaborará un programa personalizado de reuniones para cada expositor de la feria comercial, a partir de las solicitudes recepcionadas. El mismo notificará su confirmación, vía correo electrónico a los enlaces de contacto establecidos por cada empresa solicitante, durante la última semana de agosto de 2023.

Las reuniones se efectuarán en los propios stands de los expositores. Las citas deberán ajustarse al horario previsto para ello, a fin de evitar atrasos en el programa general de la Ronda.

FECHAS LÍMITES IMPORTANTES

  • 30 de junio de 2023: Fecha límite para la recepción y formalización de las solicitudes de participación en la Feria Comercial. 
  • Con la entrega de contrato de participación: Pago del espacio contratado.
  • 1 de julio de 2023: Inicio de las inscripciones para la acreditación en la Ronda de Negocio.
  • 15 de julio de 2023: Fecha límite para la entrega del identificador empresarial (logotipo) por los expositores.
  • 31 de julio de 2023: Fecha límite para la recepción de las solicitudes de inscripción en la Ronda de Negocio.
  • 1 de agosto de 2023: Fecha límite para la entrega de material promocional audiovisual de los expositores.
  • 20 de agosto de 2023: Fecha límite para la coordinación de actividades promocionales.
  • 31 de agosto de 2023: Fecha límite para la entrega de presentaciones de productos, servicios, experiencias y buenas prácticas de las empresas expositoras.
  • Última semana de agosto de 2023: Confirmación del programa de reuniones de la Ronda de Negocio.
  • 1 de septiembre de 2023: Divulgación del programa de la Feria Comercial.
  • 11 de septiembre de 2023: Ambientación de los stands.
  • 13 de septiembre de 2023: Desmontaje de los stands (tras la clausura del evento).