Bases generales de la feria
A continuación se detalla la base reglamentaria general para el desarrollo exitoso de la Feria Comercial de SIGESTIC 2025. Deberá ser de cumplimiento preciso por parte de aquellas empresas que aspiren a participar como expositoras.
MONTAJE Y AMBIENTACIÓN
El montaje de los stands se efectuará sobre la estructura ferial determinada por el Comité Organizador.
El Expositor, a partir del espacio alquilado, recibirá del Coordinador de Feria el área interior sin montar, y decidirá sobre la disposición de las muestras y la ambientación (equipamiento auxiliar, ubicación del mobiliario que le será proporcionado en el recinto, entre otros). El espacio de exhibición de la muestra y de ambientación se limitará a las medidas del área contratada por la empresa expositora.
Los proyectos de stand deberán ser sometidos a la aprobación del Coordinador de la Feria antes del 15 de agosto. El Expositor está obligado a presentar el esquema del stand para el montaje, el listado de equipamientos que empleará en la exhibición, y especificar las necesidades de corriente, y mobiliario que requiera. Al proyecto aprobado, el Expositor no podrá realizarle modificaciones de estructura ni eléctricas, sin la previa consulta con el Comité Organizador.
Los expositores tendrán acceso a trabajar en la ambientación y disposición de sus muestras en sus respectivos stands, durante la jornada de montaje, el 15 de septiembre de 2025, a partir de las 9:00 AM. En caso de requerirse más tiempo para la ambientación del stand, la empresa expositora deberá coordinarlo directamente con el Coordinador de Feria del Comité Organizador. Los stands deberán estar listos y en orden de presentación para la fecha inaugural de la feria, el día 16 de septiembre de 2025.
En la decoración y ubicación de sus muestras, los expositores no deberán emplear materiales que puedan afectar el salón que acogerá la feria ni los medios que se les otorguen como mobiliario. No se admitirán montajes de proyectos especiales y de complejidad, que impliquen el uso de madera, pladur, pintura, o similares.
Durante la fecha de montaje no podrá haber personas trabajando en el salón de la muestra expositiva sin portar la debida acreditación de Expositor.
HORARIOS
La Feria Comercial en su fase de exposición estará abierta en el horario comprendido de 9:00 AM a 1:30 PM. Durante dicho período el Expositor mantendrá su stand atendido y garantizará la permanencia de su personal.
ACCIONES DE PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
El Comité Organizador del evento elaborará un listado oficial de las empresas que participen como expositoras en la feria, que estará disponible en esta plataforma. La información que contendrá el mismo, deberá ser aportada por los propios expositores, para lo cual, convendrán en enviar su respectiva información, en formato digital, y en el modelo establecido al efecto, que consta como Anexo 1. El Comité Organizador no se hará responsable por omisiones u errores en la información aportada.
Con vistas a la utilización en soportes y materiales promocionales complementarios, los expositores deberán aportar su identificador visual, de forma digital, en fichero compatible con el software Adobe Illustrator (*.ai), y preferiblemente acompañado de su Manual de Identidad Visual Corporativo, o un documento con las pautas para el uso de su identidad, como única forma de garantizar la adecuada aplicación de la misma.
Además, los expositores interesados podrán aportar material audiovisual que tengan interés de incluir en los espacios promocionales destinados al efecto y que se encontrarán integrados al diseño concebido para el evento. Deberán ser entregados con fecha límite 29 de agosto de 2025 en formato digital y con la calidad adecuada, en la sede de la ETI.
El Comité Organizador del evento se reserva el derecho de su inserción en los espacios promocionales que estime pertinente, siempre respetando la integración con el diseño visual del evento, y la distribución proporcional de los materiales promocionales que sean entregados por el total de expositores.
El Expositor se limitará al área de su espacio contratado para realizar cualquier acción de promoción y publicidad, siempre y cuando no afecte al resto de los expositores, obstaculice el movimiento del público o perturbe el clima de la feria. Queda prohibido el empleo de publicidad o soportes promocionales en cualquier formato, en la zona de exhibición ferial u otras del evento, que no se hayan coordinado previamente con el organizador del evento.
Los expositores de la feria comercial interesados en realizar actividades de índole promocional diferentes a las descritas en los párrafos precedentes, pero asociadas siempre al objetivo del evento, dígase: concursos, sorteos o rifas, demostraciones, entrega de muestras, entre otros, deberán coordinarlo directamente con el Comité Organizador, para su inclusión en el programa de feria, así como su organización en las áreas adecuadas a tales efectos, evitando afectar la exposición del resto de los expositores y la circulación dentro de la zona expositiva. La fecha tope para la coordinación de estas actividades, será el 29 de agosto de 2025.
Los expositores que prevean disponer en su stand de equipos de audio y/o video, deberán tomar las medidas pertinentes con respecto al volumen, para no afectar la actividad de los stands aledaños.
DESMONTAJE
La retirada de muestras y mercancías de los stands de los expositores comenzará una vez concluida la última jornada de la feria comercial, en la jornada del 17 de septiembre de 2025. El stand y los medios de exhibición proporcionados al Expositor deberán ser entregados en las mismas condiciones en que fuese recibido por este, y directamente al Coordinador de la Feria, antes de efectuar su retirada de las instalaciones de la muestra expositiva.
La salida de la mercancía internada al salón de la feria por el Expositor se hará con un chequeo previo de la misma realizado entre el Expositor y el Coordinador de la Feria.
SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
Cada expositor será responsable de la custodia y resguardo de las muestras, mobiliario y otros activos que figuren en su stand, en el horario de funcionamiento de la feria comprendido de 9:00 AM a 1:30 PM. Fuera de dicho horario, la protección será garantizada por la seguridad del hotel.
De existir irregularidades en este aspecto, los expositores deberán informarlo oportunamente al Comité Organizador.